Pandemi ile birlikte hibrit ve homeoffice çalışmaların arttığı şu dönemlerde toplantıların veriminin düştüğü gözlemleniyor. Peki verimli toplantı yapabilmek için nelere dikkat etmek gerekiyor? İşte detaylar..
Pandemi ile birlikte hibrit ve homeoffice çalışmaların arttığı şu dönemlerde toplantıların veriminin düştüğü gözlemleniyor. Peki verimli toplantı yapabilmek için nelere dikkat etmek gerekiyor?
Toplantı Öncesi:
- Gerekliliği Belirleyin: Toplantı yapmanın gerçekten gerekli olduğundan emin olun. Hedeflerinizi netleştirin ve bu hedeflere toplantı olmadan ulaşıp ulaşamayacağınızı değerlendirin.
- Ajanda Oluşturun: Toplantı gündemini önceden oluşturun ve katılımcılara paylaşın. Gündemde her madde için tahmini süre belirleyin ve katılımcılardan gündem maddesi eklemelerini veya çıkarmamalarını isteyin.
- Katılımcıları Belirleyin: Toplantıya gerçekten katılması gereken kişileri davet edin. Toplantıya katılanların sayısı ne kadar az olursa o kadar verimli olacaktır.
- Yer ve Zaman Seçin: Uygun bir toplantı yeri ve zamanı seçin. Toplantının dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak, sessiz bir ortamda yapılması önemlidir.
Toplantı Sırasında:
- Zamanında Başlayın ve Bitirin: Toplantıya zamanında başlayın ve gündemde belirtilen süreyi aşmayın.
- Hedefleri Hatırlatın: Toplantının başında, toplantının amacını ve hedeflerini katılımcılara hatırlatın.
- Aktif Dinleme: Konuşmacıyı dikkatlice dinleyin ve araya girmeyin. Farklı bakış açılarına açık olun.
- Katılımı Teşvik Edin: Tüm katılımcıların toplantıya aktif olarak katılmalarını sağlayın. Fikirlerini ve görüşlerini paylaşmaları için teşvik edin.
- Konuyu Odakta Tutun: Konudan sapmayın ve gündemdeki maddeleri sırayla ele alın.
- Kararlar Alın ve Sorumluluklar Ata: Toplantı sonunda, aksiyon planı oluşturun ve net sorumluluklar atayın.
Toplantı Sonrası:
- Tutanak Oluşturun: Toplantıda alınan kararları ve atanan sorumlulukları özetleyen bir tutanak oluşturun ve katılımcılara paylaşın.
- Takip Edin: Tutanakta belirtilen aksiyon planını takip edin ve gerekli durumlarda tekrar toplantılar düzenleyin.
Bonus Tavsiyeler:
- Toplantı öncesi, katılımcılardan gündem maddeleriyle ilgili önceden bilgi edinmelerini ve varsa fikirlerini paylaşmalarını isteyebilirsiniz.
- Toplantıda görsel materyaller kullanabilirsiniz.
- Farklı düşünme tekniklerini kullanarak yaratıcı çözümler üretebilirsiniz.
- Toplantıdan sonra katılımcılardan geri bildirim alabilirsiniz.
Haberimizi tüm okurlarımızın ilgi ve bilgisine sunuyoruz.